La optimización de los servicios de telecomunicaciones: retos y oportunidades

Medidas para mejorar su uso, reducir costes y adecuarlos a la operativa de la empresa

Un reto al que se enfrentan las grandes corporaciones con las que trabajamos es el de mejorar la gestión de sus servicios de telecomunicaciones. Las empresas que cuentan con multitud de empleados y sedes necesitan para su operativa distintos servicios TIC, que contratan a uno o varios operadores, con sus respectivas características y tarifas.

Disponer de los servicios necesarios para la operativa de la empresa ocasiona grandes volúmenes de gasto, que además se incrementan y son difíciles de controlar cuando la empresa crece. A esto hay que añadir el coste de realizar un análisis que valore su eficiencia, y para el que se debe tener en cuenta, entre otros:

• El uso que se realiza del servicio

• Las condiciones de mercado

• El poder de negociación ante los operadores

• Alternativas más eficientes y a un menor coste

• Servicios similares que están siendo proporcionados por varios operadores y, por tanto, doblemente facturados

Para optimizar el uso que se da de los servicios de telecomunicaciones, proponemos una serie de medidas que debe adoptar una empresa para reducir sus costes de telecomunicaciones, y a la vez, obtener servicios más adecuados a su operativa:

• Alinear los objetivos de negocio con los servicios más importantes para determinar requerimientos y reducir riesgos

• Disponer de un análisis de los servicios y tarifas que está recibiendo por parte de cada operador

• Sistematizar un seguimiento periódico del gasto en telecomunicaciones que permita detectar picos, servicios infrautilizados y errores de facturación

• Anticipar la gestión del cambio de acuerdo al crecimiento de la empresa

• Aplicar acciones correctoras que optimicen el portfolio de servicios de telecomunicaciones

• Realizar recuentos físicos que corroboren que los dispositivos sobre los cuales se están facturando los servicios existen y son operativos

La facturación electrónica permite actualmente el tratamiento de toda la información referente tanto al uso como al coste de los servicios de telecomunicaciones que reciben las empresas. Este hecho puede aprovecharse para establecer revisiones periódicas de la facturación y detectar rápidamente las posibilidades  de mejora.

La automatización de las citadas revisiones requiere un importante esfuerzo inicial. Ahora bien, una vez conseguida, es posible llevar a cabo el resto de medidas mencionadas con una base sólida de información que soporta el proceso de toma de decisiones.

En definitiva, este mayor conocimiento del uso que se da de los servicios y del coste que suponen es una oportunidad que permitirá, una vez alcanzado el equilibrio, que la empresa mejore el retorno de la inversión y sea capaz de mantener sus costes estables.