Un BCP ha de ser una eina, tant d’anàlisi com de presa de decisions, per a assegurar l’excel·lència operativa davant qualsevol escenari advers

En un escenari d’incertesa global en el qual, d’un dia per a un altre, milers d’empreses s’han vist forçades a alterar dràsticament el seu funcionament, cobra especial importància disposar d’un pla integral que garanteixi la continuïtat del negoci davant la materialització de riscos que amenacin greument les operacions. Un pla de continuïtat de negoci (business continuity pla, BCP) és més que un pla de contingència o de recuperació de desastres. Vegem per què.

Un punt d’inflexió, com el viscut el 2020, posa èmfasi en la importància de tenir un pla B

Un pla de continuïtat de negoci és una guia per a assegurar les operacions davant una situació, interna o externa, que impedeixi el funcionament normal de la companyia. En si mateix, el BCP és un camí alternatiu a la normalitat, la qual, aquest 2020, ha quedat pràcticament obsoleta, obrint pas a un new normal que encara no aconseguim aprehendre.

Una situació excepcional com l’estat de confinament obligatori ens ha ensenyat moltes lliçons. Algunes empreses no tenien previstes alternativas a la seva manera de fer habitual. I moltes altres van resultar no ser tan digitals com creien.

En la nostra societat tecnològica és comuna confondre els BCP amb els plans de contingència d’IT. Aquests últims són un subgrup específic per a una àrea fonamental en moltes companyies, però correm el risc de passar per alt la resta dels processos estratègics, operatius i de suport, vitals per a la continuïtat del negoci.

Fins ara, era habitual confondre els BCP amb plans de recuperació de desastres (disaster recovery plan –DRP), associant-los a incendis, terratrèmols o inundacions.

Però, des de 2020, sabem que no únicament aquest tipus d’incidents posen en una situació difícil a les empreses. Una interrupció o retard greu a la cadena de subministrament, la impossibilitat d’accedir al lloc de treball, una caiguda abrupta en la demanda, l’acumulació d’estocs o l’encariment sobtat d’algun factor de producció són situacions excepcionals que han estat subestimades per les companyies.

Un BCP ha de ser una eina, tant d’anàlisi com de pressa de decisions. No es tracta únicament d’una resposta a una contingència, emergència o desastre, sinó un input per a assegurar l’excel·lència operativa davant qualsevol escenari advers.

Una de les bases per al disseny dels BCP és analitzar tant l’entorn –clients, mercat, proveïdors, tecnologia-, com la companyia, preguntant-nos constantment què podem fer diferent, què podem fer millor, si podem ser més eficients i si les nostres operacions poden ser més robustes.

I per a això, les companyies compten amb les eines d’anàlisi -i fins i tot de predicció- que suporten els BCP. Aquestes eines permeten mirar al futur i fer els canvis estratègics i operatius que assentin les bases per al futur creixement i estabilitat de l’empresa.

En cas de necessitat d’activació del BCP, aquest ha de permetre mantenir l’operació del negoci abans, durant i després de l’incident, definint procediments a seguir, com els següents:

• Procediments operatius​ alternatius.

• Mecanismes de recuperació de sistemes i d’informació​.

• Reassignació de responsabilitats (rols i persones)​.

• Identificació de proveïdors i clients crítics​.

Per últim, és important ser conscient que el BCP de la nostra companyia no pot ser un element estàtic, sinó que haurà d’evolucionar de manera constant, adaptant-se a l’escenari en el qual ens trobem i al nivell d’incertesa al qual ens toqui enfrontar-nos.

Avantatges d’un BCP

• Coneixement en profunditat de la companyia

• Agilitat i rapidesa per a prendre les decisions oportunes en cada situació

• Classificació dels actius per a prioritzar la seva protecció, posada en marxa i recuperació

• Minimització de pèrdues per al negoci en cas de desastre o contingència

• Avantatge competitiu enfront de la competència per una major resiliència en moments de crisi

La gestió de la continuïtat del negoci és un procés continu que inclou una anàlisi d’extrem a extrem de la companyia, identificant els seus punts febles i les seves principals amenaces, amb l’objectiu de traçar un pla de ruta que permeti assegurar les operacions minimitzant l’impacte per al negoci.

Els pilars d’un pla de continuïtat de negoci

1. Entendre bé el nostre mercat, estratègia i processos

• Encara que sembli una obvietat, la base d’un BCP és entendre quin és el propòsit de la companyia, en quin mercat es mou, quines són les necessitats dels nostres clients, qui és la nostra competència, qui són els nostres proveïdors, en quins punts de la cadena de valor intervenen, etc.

• Així, haurem de respondre a preguntes com: quin és el nivell mínim acceptable de funcionalitat?, en quant temps hem de recuperar serveis essencials?, quins clients i proveïdors són crítics? Aquestes reflexions són bàsiques per a fonamentar una presa de decisions àgil i consistent enfront del risc.

• Aquest coneixement ens permetrà establir extrem a extrem el camí crític de les operacions. Algunes de les eines que poden ajudar amb aquesta finalitat són, entre altres: el business impact analysis (BIA), per a definir les funcions crítiques de negoci i classificar-les per criticitat; o el process mining, per a aixecar els processos i descobrir interaccions i punts crítics.

2. Valorar i decidir el nivell de risc que assumirem

• El BCP identifica els processos d’una empresa en el sentit més ampli: analitza interaccions, dependències, entrades i sortides, errors freqüents, sistemes, repositoris… I també analitza l’organització en si mateixa: quins rols, persones i funcions són imprescindibles i quins actius i ubicacions físiques són essencials.

• És vital ser exhaustiu en aquest punt i dur a terme una anàlisi profunda d’actius, dependències, amenaces i salvaguardes per a tenir una foto clara que serà la base per a la construcció d’un pla efectiu de resposta i mitigació del risc. En aquest aspecte, és interessant recolzar-se en eines d’anàlisi visual com són els mapes de risc, que permeten identificar ràpidament els actius de la companyia que estan més exposats. Aquest mapa de risc inicial es veurà delimitat en el seu abast en funció dels diferents escenaris de mitigació que decidim incloure en el BCP i els nivells de risc assumibles en cada cas.

3. Co-crear i implantar el pla de continuïtat del negoci

• Com canviem l’operativa?, com podem protegir els nostres actius més valuosos?, podem reinventar-nos i adaptar-nos a situacions desconegudes?

• No hi ha resposta equivocada a aquestes preguntes. Cada empresa, en el seu fòrum intern, ha de ser capaç de desdibuixar les línies del terreny de joc i innovar per a tornar-les a dissenyar. Així, responent a preguntes com aquestes, s’anirà definint el pla de plans.

• Ja que el BCP no és un únic pla, haurà de tenir en compte totes les àrees de la companyia, i incloure un full de ruta de projectes que permetin reduir la petjada del risc i la concreció dels diferents plans: gestió de crisi, comunicació, recuperació, operació en contingència, restauració, formació, etc.

• Per a això, és molt important involucrar al talent de la companyia. Ningú millor que les persones que formen part d’ella coneixen l’operativa i com hauria de canviar-se o evolucionar, de manera que el resultat sigui fruit de la co-creació i del compromís de totes elles amb el negoci.

4. Provar i millorar el pla, adaptant-lo a l’entorn

• Un BCP obsolet és el mateix que no tenir res. El BCP ha de ser un motor per a avançar, prendre decisions valentes i evolucionar, ja que ens ofereix respostes a les preguntes davant les quals el nostre negoci es juga el futur.

• Per això, encara que la identificació i gestió de riscos no són una cosa nova per a les companyies, és recomanable aprofundir en la seva pràctica, convertir-los en un procés continuat i integrar-los en el govern de l’organització.

• Per això és vital disposar d’un equip ben format amb BCP i esponsoritzat per la direcció de la companyia, capaç de liderar un procés de transformació tan exigent com aquest.

• Aquest equip serà l’encarregat d’evangelitzar a la resta de la companyia implicant-los en els simulacres previstos en el BCP i fomentant una cultura de la gestió del risc basada en la prevenció, la contínua adaptació al canvi i la innovació. En aquesta comesa, la digitalització del negoci és al mateix temps una eina i un facilitador del BCP.

Claus per a la construcció d’un bon BCP

Prepara’t

Ho vam veure durant la crisi del 2020, per què va haver-hi països que van reaccionar de manera tan àgil i van aconseguir minimitzar l’impacte? La resposta és que estaven preparats. Ja havien sofert crisis similars en el passat i tenien un pla basat en protocols de prevenció i actuació que van poder ser aplicats de manera ràpida i efectiva, sense haver de definir-los sobre la marxa.

Comença per alguna cosa petita

Aquest tipus d’iniciatives corren el risc de caure en la paràlisi per l’anàlisi. No hem d’esperar a tenir absolutament tots els escenaris coberts: prioritzem i ataquem els que permetin reduir la major petjada de risc amb el menor esforç, amb un enfocament 80/20.

Innova i co-crea

Una cultura d’innovació ajuda a fer front a reptes tan complexos com el de transformar-se i adaptar-se a una nova realitat amb la major eficàcia i en el menor temps possible.

Així mateix, el procés de creació d’un BCP d’èxit ha de ser col·laboratiu, i en la mesura que sigui possible bottom-*up, aprofitant així el coneixement de la companyia.

La digitalització i robotització de processos són els teus aliats

Maximitzar la digitalització i automatització dels processos suposa beneficis, no sols quant a reducció de costos i millora de l’eficiència i qualitat, sinó que facilitem la continuïtat en l’operació i minimitzem l’impacte de situacions de contingència.

És fàcil canviar si la teva organització és agile

Tenir un BCP és important, però què passa si l’amenaça provoca canvis inesperats que fa replantejar les operacions, o fins i tot el model de negoci? És aquí on les empreses amb una cultura agile, i orientades al canvi, tenen un clar avantatge competitiu en ser capaces de reinventar les seves operacions amb el mínim impacte, arribant fins i tot a descobrir noves oportunitats de negoci.

Si no ho proves, no funcionarà

De res serveix disposar d’un pla perfecte si després no estem entrenats per a executar-ho. És imprescindible planificar simulacres i definir escenaris de contingència que permetin depurar, revisar i millorar contínuament els plans perquè quan es plantegi l’amenaça estiguem realment preparats.

Comunicar, comunicar, comunicar

És molt important que tota l’organització sigui conscient de les amenaces que poden posar en risc el nostre negoci i com han d’actuar en cas que alguna d’elles es materialitzi. Aquí són clau les campanyes de comunicació, formació i sensibilització, de manera que les persones se sentin partícips i part del pla.

Una referència per a avançar

Si la resiliència és la capacitat de recuperar-se i reposar-se davant una adversitat o contingència, un BCP és l’eina que ens guia i ens ajuda al fet que aquest camí sigui el menys traumàtic possible.